THS. ĐẶNG THỊ HOÀNG LIÊN

Kiểm toán các công trình công cộng là một loại hình kiểm toán do Uỷ ban Kiểm toán Nhật Bản tiến hành. Tương tự như kiểm toán các chương trình khác của Chính phủ, kiểm toán các công trình công cộng alf hoạt động kiểm toán tính tuân thủ, tính kinh tế, tính hiệu quả và tính hiệu lực của các công trình do các tổ chức đơn vị thuộc chính phủ thực hiện. Theo một cách tiếp cận khác, kiểm toán các công trình công cộng là loại hình kiểm toán nhằm kiểm tra tính hợp lý của một dự án trong từng giaii đoạn trên giác độ quan tâm tới khía cạnh tiến bộ của dự án. Kiểm toán các công trình công cộng là phương pháp kiểm toán một dự án bao gồm từ khâu lập kế hoạch dự án, thiết kế công trình, ước tính kinh phí dự án, đấu thầu, ký hợp đồng, xây dựng, kiểm tra và quyết toán côn gtrình đã hoàn thành. Khi một dự án có quy mô lớn và được thực hiện thông qua hai hoặc nhiều hợp đồng xây dựng thì phương pháp này được áp dụng cho từng hợp đồng và áp dụng các ý tưởng cơ bản cho toàn bộ dự án.

Bài viết này giới thiệu các nội dung mà Uỷ ban Kiểm toán Nhật Bản tiến hành khi kiểm toán các công trình công trình công cộng theo cách tiếp cận giai đoạn

Kim toán các giai đon ca d án xây dng công trình ca công cng

Giai đon lp kế hoch ca d án

Do việc xây dựng các công trình công cộng cần phải đượ thực hiện trên cơ sở một kế hoạch thích hợp nên kiểm toán viên trước hết phải tập trung vào khâu lập kế hoạch của dự án. Các vấn đề cần kiểm toán trong giai đoạn này bao gồm:
– Xem xét dự án có cần phải được kiểm toán không
– Xem xét quy mô, địa điểm và thời gian của dự án đã hợp lý chưa?
Ngoài ra, kiểm toán viên cũng cần phải kiểm tra tính khả thi, tính kinh tế và các phương án tốt hơn có thể thay thế.

Việc xây dựng kế hoạch dự án các công trình công cộng của Nhật Bản thường dựa trên cơ sở sau:
– Các cuộc khảo sát khác nhau
– Các chính sách của chính phủ
– Các kế hoạch phát triển kinh tế – xã hội

Các cơ sở trên còn gọi là các điều kiện để xác định kế hoạch của dự án. Nhiệm vụ của kiểm toán viên khi kiểm toán kế hoạch cua rdự án la fphải xác nhận sự phù hợp giữa các điều kiện trên với khuôn khổ lập kế hoạch và tính thích hợp của các số liệu khảo sát thu thập được

Khi thời hạn của các dự án được mở rộng thì các điều kiện làm cơ sở cho việc lập kế hoạch dự án có thể cũng thay đổi theo, ví dụ như sự thay đổi trong môi trường kinh tế – xã hội… Trong trường hợp này, kiểm toán viên cần phải xem xét lại kế hoạch của dự án và xác định xem kế hoạch này có cần phải thay đổi không.

Giai đon thiết kế các công trình công cng

Việc xây dựng một tuyến đường cao tốc, đường xe lửa… hay thiết kế lại một công trình công cộng nào đó đều thuộc về lĩnh vực của các chuyên gia kỹ thuật, nhiệm vụ khó khăn đối với kiểm toán viên là phải xác định xem việc thiết kế các công trình này có hợp lý không. Kinh nghiệm của Uỷ ban Kiểm toán Nhật Bản cho thấy trong giai đoạn kiểm toán, việc thiết kế các công trình công cộng kiểm toán viên cần phải thực hiện một số công việc sau:

– Thứ nhất, xem xét các điều kiện tiên quyết đối với công việc thiết kế
– Thứ hai, nghiên cứu so sánh kỹ lưỡng các trường hợp có thiết kế tương tự
– Thứ ba, kiểm tra dữ liệu đầu vào khi sử dụng máy tính để thiết kế
– Thứ tư, so sánh các kết quả thiết kế với kế hoạch cũng như các điều kiện của việc thiết kế.

Giai đon ước tính kinh phí

Kinh phí của một dự án xây dựng công trình công cộng thường được ấn định trước dựa trên cơ sở tổng hợp tất cả các chi phí cho việc xây dựng theo tiêu chuẩn ước tính chi phí thích hợp do đơn vị quyết định.

Kiểm toán việc ước tính kinh phí dự án về cơ bản là nhằm xác nhận tính thích hợp của tiêu chuẩn ước tính kinh phí và việc áp dụng tiêu chuẩn này của đơn vị được kiểm toán. Khi một đơn vị không có nhân viên thực hiện việc ươớctính kinh phí và tiêu chuẩn áp dụng cho việc ước tính kinhphí được thực hiện dựa trên cơ sở xem xét các mức giá do các nhà thầu ước tính.

Trong những trường hợp này, để xác nhận tính thích hợp của mức kinh phí được ấn định trước, kiểm toán viên cần phải được kiểm tra sự ước tính của các nguyên vật liệu sẵn có hoặc thông qua việc so sánh với các trường hợp xây dựng tương tự.

Bên cạnh đó, kiểm toán viên cũng cần nghiên cứu điều kiện thực tế của các công trình xây dựng khác. Các điều kiện này bao gồm cách thức xây dựng, trang thiết bị sử dụng, chất lượng của vật liệu sử dụng, việc bố trí lực lượng lao động và thời gian xây dựng…

Khi xác định tiêu chuẩn để ước tính kinh phí, kiểm toán viêcn cũng cần xem xét điều kiện tại hiện trường thực hiện dự án xem ở đó có đảm bảo an toàn lao động không… Ngoài ra, do quá trình ước tính kinh phí bao gồm hàng loạt các công thức tính toán phức tạp, nên trong nhiều trường hợp kiểm toán viên phải kiểm tra các kết quả tính toán có đáng tin cậy không để đảm bảo rằng không xảy ra sự sai sót nào trong việc tính toán.

Giai đonđấu thu và ký kết hpđồng

+ Tính cnh tranh trong công tác đấu thu

Ngoài các công trình yêu cầu năng lực chuyên môn đặc biệt – việc đấu thầu có thể hạn chế sự cạnh tranh – thì phần lớn các hợp đồng xây dựng công trình công cộng đều cần phải đảm bảo tính cạnh tranh. Do vậy, khi kiểm toán các công trình công cộng, kiểm toán viên phải xác nhận xem đơn vị được kiểm toán có thực hiện tốt công tác đấu thầu để đạt được lợi ích đầy đủ của công tác này không.

+ Kim tra năng lc nhà thu.

Trong quá trình xác định các bên tham gia ký kết hợp đồng, kiểm toán viên cầ nxem xét không chỉ giá bỏ thầu của nhà thầu mà còn phải xem xét năng lực kỹ thuật, tình hình kinh doanh trước đó, uy tín và danh tiếng… của họ. Ở Nhật Bản, chỉ những nhà thầu được đăng ký với đơn vị giao thầu mới có thể được mời để đầu thầu. Việc tuyển chọn từng nhà thầu được thực hiện ngay tại thời điểm đăng ký. Do vậy, việc kiểm tra năng lực của các nhà thầu tại từng giai đoạn trong quá trình đấu thầu là không cần thiết. Theo đó, kiểm toán viên cần xác nhận tính hợp lý của các thủ tục cũng như thông lệ mà đơn vị được kiểm toán áp dụng để lựa chọn danh sách các nhà thầu và kiểm tra năng lực của họ.

+ Hpđồng và các tài liu kèm theo

Hợp đồng là hình thức văn bản được chuẩn hoá, bao gồm tất cả các nội dung chính cần thiết cho việc cam kết thực hiện giữa các bên tham gia hợp đồng. Do vậy, trong quá trình kỉem toán, kiểm toán viên cần tập trung kiểm toán tính hợp lý của các nội dung trong bản hợp đồng cũng như những tài liệu đi kèm với bản hợp đồng như: Các bản vẽ thiết kế, các đặc điểm kỹ thuật, các phụ lục… Kiểm toán viên cũng cần xác nhận xem hợp đồng và các tài liệu kèm theo có thể hiện đâầ đủ các nội dung để đảm bảo rằng việc xây dựng các công trình công cộng được thực hiện theo đúng yêu cầu của đơn vị được kiểm toán hay không.

+ Giai đon tiến hành xây dng

Kiểm toán việc thực hiện dự án xây dựng các công trình công cộng là việc xác nhận xem dự án xây dựng có được thực hiện trên thực tế hay không và kết cấu của công trình có tuân thủ theo đúng thiết kế không (các bản vẽ thiết kế và các tiêu chuẩn kỹ thuật…) Đối với các công trình đã hoàn thành, kiểm toán viên cũng phải xác nhận về vị trí, hình dạng, kích thước cũng như độ bền vững của chúng. Giả định các vấn đề này đã được đơn vị xác nhận trước khi quyết toán hợp đồng thì kiểm toán viên vẫn phải xem xét lại một cách  cẩn thận bởi vì việc xác nhận của đơn vị đôi khi có thể mắc sai sót do nguyên nhân chủ quan hay khách quan (do đơn vị thiếu năng lực, thông đồng với nhà thầu…)

Trong nhiều trường hợp, để hoàn thành nhiệm vụ của mình, kiểm toán viên thường phải đến tận công trường xây dựng theo dõi tiến độ và chất lượng của các cong trình công cộng. Bởi vì nếu tiến hành kiểm toán sau khi dự án đã hoàn thành thì rất khó xác định xem các dự án có thực hiện dúng quy trình, tiến độ và chất lượng trong hợp đồng hay không và tại thời điểm nào dự án không tuân thủ các điều khoản của hợp đồng. Chính vì vậy, việc kiểm toán được triển khai song song với quá trìn thực hiện dự án thì có thể đưa ra các kết luận một cách toàn diện và sâu sắc hơn.

Kế hoch kim toán các công trình công cng

Các dng kế  hoch kim toán

Không chỉ trong lĩnh vực kiểm toán các hoạ động công mà đối với các đơn vị và các địa điểm thực hiện dự án được kiểm toán có quy mô lớn thì việc kiểm toán được lập kế hoạch tốt đóng vai trò rất quan trọng. Do vậy, kiểm toán viên cần xây dựng các kế hoạch kiểm toán riêng lẻ chuẩn bị nhằm đảm bảo tính hiệu quả và hiệu lực công tác kiểm toán. Các kế hoạch kiểm toán do Uỷ ban Kiểm toán Nhật Bản thực hiện được phân loại thành 3 loại hoạch kiểm toán tổng thể, kế hoạch kiểm toán hoạt động và kế hoạch kiểm toán đơn lẻ.

Kế hoạch kiểm toán tổng thể

Kế hoạch kiểm toán tổng thể được chuẩn bị hàng năm và mô tả chiến lược toàn bộ chiến lược kiểm toán. Trong kế hoạch này, các mục quan trọng như: mục tiêu, nội dung, phương pháp, phạm vi và đối tượng kiểm toán…; việc phân bổ các nguồn lực… cần phải được xác định kỹ lưỡng trong bản kế hoạch này.

Kế hoạch kiểm toán hoạt động

Trong một kế hoạch kiểm toán hoạt động, các chương trình kiểm toán tại hiện trường, cách thức phát triển các phát hiện kiểm toán và các kỹ thuật lâph báo cáo đều được lập một cách cụ thể trong thời gian một năm, nửa năm hoặc hàng quý. Ngoài ra, từng thời điểm kiểm toán tại hiện trường thực tế, số lượng kiểm toán viên trong các tổ kiểm toán, ngày tháng hoàn thành quy trình kiểm toán cũng cần được đề cập trong bản kế hoạch này.
Bên cạnh kiểm toán tại hiện trường, Uỷ ban kiểm toaá của Nhật Bản cũng tiến hàng kiểm toán các tài liệu tại cơ quan. Mặc dù việc kiểm toán tài liệu, chứng từ được thực hiện thường xuyên nhưng thời điểm thích hợp nhất để tiến hành loại hình này phụ thuộc vaà thời điểm của các cuộc kiểm toán tại hiện trường được lập kế hoạch.

Việc lập kế hoạch kiểm toán hoạt động một cách hiệu quả là rất cần thiết bởi vì điều này quyết định tính thống nhất của các hoạt động kiểm toán cũng như cách thức phối hợp giữa các kiểm toán viên trong từng cuộc kiểm toán.

Kế hoạch kiểm toán đơn lẻ

Kế hoạch kiểm toán đoen lẻ được xây dựng cho từng tổ kiểm toán tại hiện trường. Kết hoạch kiểm toán đơn lẻ là kế hoạch trong đó có trình bày cụ thể địa điểm thực hiện dự án và các khoản mục được kiểm toán, lịch trình kiểm toaá tại hiện trường… Lịch trình kiểm toaá này cần được hoàng thành sớm và được chuyển tới  đơn vị được kiểm toán trước khi cuộc kiểm toán bắt đâầ để đơn vị được kiểm toán có thể chuẩn bị các tài liệu cung cấp cho kiểm toán viên và phối hợp với kiểm toán viên một cách hiệu quả. Ngoài ra, nếu lịch trình kiểm toán được chuyển tới đơn vị được kiểm toán sớm thì đơn vị sẽ có thời gian để điền đầy đủ các thông tin theo các bảng thông tin do uỷ ban Kiểm toán xây dựng và gửi lại cho tổ kiểm toán trước khi cuộc kiểm toán được thực hiện. Điều này chắc chắn sẽ nâng cao được chất lượng và hiệu quả của các cuộc kiểm toán tại hiện trường.

Các yếu tố cần thiết trong kế hoạch kiểm toán

Khi chuẩn bị các kế hoạch kiểm toán, cần phải xem xét các nhân tố sau đây:

– Quy mô ngân sách dành cho từng đơn vị được kiểm toán.
– Mức độ bắt buộc phải kiểm tra và kiểm toán tại một đơn vị.
– Các kết quả kiểm toán trước đó:
– Các nguồn lực kiểm toán sẵn có (các yêu cầu về nhân lực, thời gian, kinh phí…)

Để hoạt động kiểm toán đạt hiệu quả, Uỷ ban kiểm toán Nhật Bản tiến hành kiểm toán tại hiện trường theo nguyên tắc thường niên hoặc hai năm một lần đối với một đối tượng kiểm toán quan trọng như các trụ sở chính hoặc các văn phòng chi nhánh lớn của các đơn vị được kiểm toán. Tuy nhiên, các đối tượng khác kém quan trọng hơn cũng được kiểm toán nhưng với nguồn lực hạn chế hơn. Trong các cuộc kiểm toán gần đây, Uỷ ban Kiểm toán Nhật Bản thường dành hơn 30% nguồn lực kiểm toán cho các đối tượng kiểm toán quan trọng và khoảng 2% nguồn lực cho các đối tượng kiểm toán khác.

Các phương pháp kiểm toán các công trình công cộng.

Phương pháp kiểm toán tài liệu

Các tài liệu bổ trợ
Như đã đề cập ở trên, kiểm toán tài liệu, chứng từ được thực hiện tại văn phòng của Uỷ ban Kiểm toán Nhật Bản với các báo cáo quyết toán và các tài liệu bổ trợ do các đơn vị được kiểm toán cung cấp. Các tài liệu về việc thiết kế, ước tính kinh phí dự án và các tài liệu khác thường được gửi tới Uỷ ban Kiểm toán và đựoc coi là các tài liệu bổ trợ. Thực tế cho thấy, thông qua việc kiểm toán chứng từ, kiểm toán viên có thể xem xét trước về tính kinh tế và tính hiệu quả của các dự án xây dựng các công trình công cộng mà đơn vị được kiểm toán đang thực hiện. Ngoài ra, khi cần thiết, Uỷ ban còn có quyền yêu cầu đơn vị được kiểm toán cung cấp thêm các tài liệu tham khảo khác. Trong một số trường hợp, Uỷ ban cũng có quyền yêu cầu lãnh đạo của đơn vị được kiểm toán giải trình một số vấn đề không rõ ràng cho kiểm toán viên.

Các thông tin chung
Để có đầy đủ cơ sở dữ liệu cho việc kiểm toán, Uỷ ban Kiểm toán Nhật Bản yêu cầu kiểm toán viên cần thu thập trước các thông tin chung liên quan đến các dự án đang kiểm toán như: chương trình phát triển kinh tế – xã hội dài hạn của Chính phủ, các cuốn cẩm nang về ước tính kinh phí… và các văn bản, tài liệu cụ thể. Xét trên một góc độ nào đó, các văn bản đánh giá tính hợp pháp của các tài liệu thu được cũng được coi là các thông tin chung. Khi đã có đủ kiến thức về đặc điểm của các dự án xây dựng các công trình công cộng, kiểm toán viên tiến hành nghiên cứu và phân tích chi tiết hơn kế hoạch của dự án, thiết kế và việc ước tiín kinh phí; đánh giá tính kinh tế, hiệu quả và hiệu lực của dự án trong các giai đoạn tiếp theo.

Kiểm toán tại hiện trường

Mục đích và ý nghĩa
Kiểm toán tại hiện trường được thực hiện thông qua việc cử kiểm toán viên tới văn phòng của các đơn vị đựoc kiểm toán cũng như các địa điểm tiến hành xây dựng các công trình công cộng. Phần lớn các cuộc kiểm toán các công trình công cộng là kiểm toán tại hiện trường vì có nhiều nội dung không thể kiểm tra dựa trên chứng từ do đơn vị được kiểm toán cung cấp. Thông qua viẹc kiểm toán tại hiện trường, kiểm toán viên còn có thể nhận dạng các vấn đề còn vướng mắc trong quá trình kiểm toán tài liệu, chứng từ. Kiểm toán tại hiện trường thường do một tổ kiểm toán gồm 4 kiểm toán viên thực hiện trong khoảng một hoặc hai tuần. Tổ trưởng tổ kiểm toán giữ vai trò kiểm tra và kiểm soát hoạt động của các thành viên khác trong tổ.

Phương pháp kiểm toán
Khi thực hiện kiểm toán tại hiện trường, kiểm toán viên cần tận dụng tối đa kết quả của quá trình kiểm toán chứng từ trướng đó. Do số lượng kiểm toán viên còn hạn chế nên Uỷ ban kiểm toán Nhật Bản cũng áp dụng hiệu quả và phổ biến phương pháp chọn mẫu trong các cuộc kiểm toán các công trình công cộng.

Lập báo cáo kiểm toán các công trình công cộng.

Uỷ ban Kiểm toán Nhật Bản đã xây dựng cuốn cẩm nang về công tác lập báo cáo kiểm toán để hỗ trợ kiểm toán viên trong việc lựa chọn cách thức đánh giá và đưa ra các kết luận kiểm toán trong một số trường hợp điển hình, tránh sự bất đồng về quan điểm đánh giá giữa các kiểm toán viên. Việc tham khảo và thực hiện theo cẩm nang này còn đảm bảo tính thống nhất, đồng bộ của các kết quả kiểm toán trong một báo cáo kiểm toán các công trình công cộng.

NGUỒN: Tạp chí Kiểm toán

Advertisements